فایلستان

۱.رده بندی که منظور تنظیم مدارک در قفسه انجام می گیرد.اصولاً دو نقطه نظر اساسی در رده بندی مدارک وجود دارد.اوّلاً مدارکی درباره یک موضوع بحث می کنند در کنار یکدیگر قرارمی گیرند.دوّماً دستیابی به مدارک مورد نیاز ، با علم به اینکه در کدام قسمت رده بندی شده است، امکان داشته باشد.

۲.چکیده نویسی که ارائه خلاصه، فشرده و نکات اصلی مدرک است و باید طوری تنظیم شود تا استفاده کننده بتواند تصمیم بگیرد که به اصل مدرک رجوع کند یاخیر.

۳.نمایه سازی که توصیف محتوای اطلاعاتی مدارک است در قالب واژه ها. هدف از نمایه سازی آن است که بتوان مدارک گردآوری و ذخیره شده را بازیابی نمود. با نمایه سازی ، توصیفی از مدرک حاصل می شود که معمولا مطابق یک روش پذیرفته شده است.بازیابی در صورتی خوب صورت می گیرد که جوینده بتواند در زمان دلخواه به کمک آن توصیف ، به مدرک مورد نظر دسترسی پیدا کند.